Posta elettronica e PEC (posta elettronica certificata) sono ormai strumenti utilissimi per le comunicazioni quotidiane di aziende, professionisti, privati e Pubbliche Amministrazioni.

A molti dei lettori di questo articolo sarà capitato di non poter ricevere un messaggio di posta elettronica o PEC per mancanza di spazio a lui riservato dal proprio provider o di non poter inviare un messaggio per lo stesso problema sofferto, in questo caso, dal destinatario ed avrà ricevuto un messaggio, spesso non tradotto, che indica il raggiungimento del limite di spazio sulla propria casella di posta o su quella del destinatario (Mail box full).

La soluzione migliore per questi problemi è quella di "eliminare" tutti o parte dei messaggi dal proprio server di posta elettronica. A meno di non voler acquistare ulteriori quantitativi di spazio sui server, tale soluzione si renderà sempre necessaria e particolarmente pressante anche per la PEC.

Prima di iniziare a cancellare indiscriminatamente email e PEC ed in particolare per queste ultime è bene considerare che molte email devono essere conservate anche per lunghi periodi di tempo. Prendiamo ad esempio la corrispondenza PEC di uno Studio Legale per il quale sarebbe impensabile cancellare messaggi, allegati e ricevute.

Vediamo quindi come "eliminare" solo dopo aver "Archiviato" in locale i messaggi di posta elettronica.

 

Esistono diversi software (client di posta elettronica) che consentono di archiviare in locale i la nostra corrispondenza elettronica ma come sempre, anche questa guida si baserà su un software libero, nel caso specifico su Thunderbird.

 

Iniziamo col creare una cartella nella quale archiviare i nostri messaggi di uno specifico account. Per far questo posizioneremo il nostro cursore sulla voce "Cartelle locali" della struttura ad albero visibile a sinistra nel nostro Thunderbird

 

clicchiamo con il tasto destro del mouse e selezioniamo la voce "Nuova cartella", nella finestra che appare inseriamo un nome per la nostra cartella (ad esempio Archivio_Locale che useremo nel nostro esempio o Archivio PEC)

Nel nostro esempio useremo "Archivio_Locale" come nome della cartella ma siete liberi di scegliere il nome che più vi aggrada ricordandovi poi di utilizzare la cartella con il nome da voi scelto per i passaggi successivi.

 

Una volta creata la cartella che useremo come archivio, andiamo a cliccare con il tasto destro del mouse sull'account che ci interessa e selezioniamo la voce "Impostazioni" oppure dal menu di Tunderbird la voce "Impostazioni Account"

 

Dalla "scheda" che si aprirà, selezioneremo la voce "Cartelle e copie" posta stotto l'account per il quale desideriamo creare il nostro archivio locale e ci concentreremo sulla sezione "Archivi messaggi" (evidenziata nella figura che segue)

 

Ci accerteremo che la casella "Conserva gli archivi dei messaggi in" sia spuntata e selezioneremo la voce "altra:" per poi scorrere nei popup fino a selezionare la cartella Archivio_Locale (o quella da voi appositamente creata)

 

Una volta selezionata la cartella che ci interessa (Archivio_Locale nel nostro esempio), clicchiamo sul pulsante "Opzioni di archiviazione" e spuntimo la casella "Mantenere la struttura delle cartelle esistente per messaggi archiviati" (consigliato), ciò farà si che il processo di archiviazione suddivida i messaggi inserendoli in cartelle aventi lo stesso nome della struttura del nostro account (es: la posta inviata sarà archiviata in una cartella con il nome Posta inviata). E' anche possibile scegliere se suddividere il nostro archivio in sottocartelle che rechino come nome l'anno o il mese delle nostre e mail o se inserire il tutto in una sola sottocartella.

 

Possiamo adesso chiudere la scheda impostazioni account e saremo pronti ad archiviare le nostre email partendo ad esempio dalle più vecchie.

Per archiviare una mail basterà cliccare sull'intestazione della stessa con il tasto destro del mouse e selezionare la voce Archivia o se la vista anteprima è attiva sull'apposito pulsante presente in alto a destra della stessa (per attivare la vista anteprima basta usare il tasto F8 con Thunderberd aperto).

 

NOTA netnet fornisce questa semplice guida basandosi su vari test effettuati con diversi provider e diverse versioni di Thunderbird ma non si assume alcuna responsabilità per la perdita di email che possano derivare dall'aver seguito le istruzioni in maniera corretta o scorretta. Si invitano gli utenti ad effettuare delle prove archiviando email di poca importanza prima di procedere in particolare con PEC o email particolarmente importanti.